STTK rf är en intresse- och förhandlingsorganisation som representerar sina 13 medlemsförbund. STTK arbetar med att påverka samhället i Finland och internationellt. För att kunna utföra sin uppgift samlar STTK in personuppgifter i register, vilka presenteras närmare nedan. Vi samlar endast in uppgifter som är relevanta för vår uppgift.
Personuppgiftsansvarig och kontaktperson
STTK rf
Postadress: PB 421, 00101 Helsingfors
FO-nummer: 0202306-2
sttk@sttk.fi
Kontakter i frågor som rör registren:
ICT-chef Kirsi Suominen, tfn. +358 45 634 3480
fornamn.efternamn@sttk.fi
Behandling och lagring av uppgifter
STTK behandlar personuppgifter på ett lagenligt, datasäkert och konfidentiellt sätt. Vi överlåter aldrig uppgifter till en tredje part.
STTK tar hand om skyddet av personuppgifter genom att välja tidsenliga instruktioner och applikationer relaterade till dataskydd och datasäkerhet. Alla uppgifter som finns i våra register finns på servrar i EU/EES-länder.
Nyttjanderätten till registren är begränsad till vissa personer i den utsträckning som krävs för deras arbetsuppgifter. Personerna har fått information och vägledning om behandlingen av personuppgifter.
Rättigheter för den person som lagts till i registret
Varje registrerad person har rätt att få information om hur hens uppgifter behandlas. Hen har rätt att:
- bekanta sig med uppgifterna
- begära att uppgifter korrigeras
- begära att uppgifter raderas och har rätt att bli bortglömd
- begränsa och motsätta sig behandling av uppgifter
- överföra uppgifter från ett register till ett annat
- inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande
Alla förfrågningar som rör utövandet av rättigheter kan lämnas till den personuppgiftsansvarige.
Syftet med behandlingen av personuppgifter och grunden för behandlingen
STTK skickar ut elektroniska nyhetsbrev, varav det ena publiceras under namnet STTK och det andra under namnet Työelämään.
Nyhetsbreven i STTK:s namn publiceras 6–10 gånger per år. De riktar sig enligt temat till 1.) lämpliga målgrupper och 2.) personer som prenumererat på STTK:s nyhetsbrev.
Nyhetsbrevet Työelämään publiceras 2–3 gånger per år. Det skickas till de personer som prenumererat på nyhetsbrevet Työelämään.
Uppgifter som ska lagras i nyhetsbrevsregistret
E-postadress
Varifrån samlas uppgifterna in och hur behandlas de
Personen kan prenumerera på ett nyhetsbrev med hjälp av formuläret på webbplatsen (sttk.fi och työelämään.fi). E-postadressen som personen angett används endast för att skicka nyhetsbrevet. Prenumerationerna sparas i Creamailer- nyhetsbrevstjänsten.
Riktade nyhetsbrev skickas också ut i STTK:s namn till personer som väljs ut från STTK:s register över intressenter och e-postlistor. (länkar till dessa beskrivningar).
Lagring av personuppgifter
Uppgifterna om de personer som prenumererat på ett nyhetsbrev lagras i den finländska Creamailer-nyhetsbrevstjänsten. Tjänsten finns på servrar i Finland.
Personuppgifter lagras endast så länge som det är nödvändigt för att skicka ut nyhetsbrevet. En person kan avsluta prenumerationen när som helst genom att klicka på länken ”Avsluta prenumeration” i slutet av nyhetsbrevet.
Syftet med behandlingen av personuppgifter och grunden för behandlingen
STTK skickar ut Työelämään-guider och -broschyrer till personer som beställt dem. För att skicka ut dessa behövs beställarens uppgifter.
Uppgifter som lagras om de som beställt material
- Organisation
- Namn
- Leveransadress
- E-postadress
- Telefonnummer
Varifrån samlas uppgifterna in och hur behandlas de
En person kan beställa material med hjälp av formuläret på webbplatsen Työelämään. Uppgifterna som personen angett används endast för att skicka materialet.
Lagring av personuppgifter
Webbplatsen är byggd på WordPress-publiceringsplattformen som finns på Avoin.Systems-servern i EU-EES-området. Uppgifterna på formuläret lagras på servern och skickas via e-post till den som skickar ut materialet.
Personuppgifter lagras på servern och i e-posten endast till utskicket och därefter raderas de.
Syftet med behandlingen av personuppgifter och grunden för behandlingen
På STTK:s webbplats finns ett Kontaktformulär med hjälp av vilket en person kan skicka ett meddelande till STTK. Uppgifterna används endast för att svara på kontakten.
Uppgifter som ska lagras
E-postadress
Varifrån samlas uppgifterna in och hur behandlas de
Båda webbplatserna är byggda på WordPress-publiceringsplattformen, som finns på Avoin.Systems-servern i Helsingfors. Uppgifterna i formuläret lagras på servern och skickas via e-post till den person som ansvarar för att svara på kontakten.
Lagring av personuppgifter
Personuppgifter lagras på servern och i e-posten endast tills kontakten har besvarats.
Cookies
Webbplatsen använder cookies, som du kan läsa mer om här:
Syftet med behandlingen av personuppgifter och grunden för behandlingen
STTK:s e-postdistribution kan delas in i tre grupper:
1) Listor över personer som arbetar i medlemsförbunden och som har förtroendeuppdrag. Listorna används för att sammankalla arbetsgrupper, för internt informationsutbyte och kommunikation.
2) Listor över medlemmar i regionala och lokala kommittéer.
3) Listor över chefredaktörer och redaktörer för media. Listan används för att skicka ut inbjudningar och meddelanden till media.
Uppgifter som ska lagras
Olika uppgifter samlas in för olika grupper:
1) Namn, e-postadress och fackförbund där personen arbetar.
2) Namn, e-postadress, regional/lokal kommitté som personen är medlem i.
3) Namn, e-postadress och media där personen arbetar.
Varifrån samlas uppgifterna in och hur behandlas de
E-postdistributionslistorna finns i Microsoft 365-miljön (SaaS) i EU/EES. Uppgifterna samlas in från olika källor beroende på grupp:
1) Kontaktuppgifterna fås från medlemsförbunden eller från personen själv.
2) Kontaktuppgifterna samlas in från personerna när de tar emot ett förtroendeuppdrag.
3) Uppgifterna om chefredaktörer och redaktörer samlas in från media.
Lagring av personuppgifter
Personuppgifter sparas på listorna tills:
- personen själv ber att uppgifterna raderas eller ändras
- det fackförbund där personen arbetar ber att personen raderas
- personen byter arbetsplats/arbetsuppgift
- personen inte längre har ett förtroendeuppdrag
Syfte och grund för behandling av personuppgifter
Personuppgifter samlas in för rekryteringsprocessen. De används för rekryteringsrelaterade åtgärder samt för kommunikation mellan rekryteraren och sökanden.
STTK får också ibland öppna arbetsansökningar som innehåller de uppgifter som avsändaren lämnat till STTK.
Uppgifter som ska lagras
Namn, kontaktuppgifter, utbildningsinformation, arbetshistoria och annan information som personen angett frivilligt, till exempel födelsedatum.
Varifrån samlas uppgifterna in och hur behandlas de
Uppgifterna samlas in från personen själv som är involverad i rekryteringsprocessen i samband med ansökan och CV. Sökanden skickar informationen till e-posten för chefen som på STTK ansvarar för rekryteringar. E-posten finns i Microsoft 365-miljön (SaaS) i EU/EES
Uppgifterna behandlas av de personer som är involverade i rekryteringsprocessen. I slutet av rekryteringsprocessen kan sökandena utsättas för ett lämplighetsprov. Sökandena ombedes ge sitt samtycke till att kontaktuppgifterna lämnas ut till det företag som genomför lämplighetstestet (t.ex. Momentous).
Beslutet om rekryteringen av en person fattas av STTK:s styrelse. För beslutsfattandet informeras styrelsen om den nominerades namn, utbildning och nuvarande arbetsplats.
Lagring av personuppgifter
Sökanden skickar uppgifterna till HR-chefen och/eller den chef som ansvarar för rekryteringen via e-post. Sökandenas uppgifter sammanfattas och inkluderar deras namn, ålder (om tillämpligt), utbildning, nuvarande arbetsplats och löneönskemål. Sammanfattningen lagras i Onedrive i Microsoft 365-miljön (SaaS) i EU/EES hos den chef som tar emot ansökan.
Sammanfattningen raderas från Onedrive och ansökningarna raderas från e-posten två år efter att urvalsbeslutet har fattats. Om uppgifterna skrivs ut på papper ska de förstöras som sekretesspapper.
Öppna ansökningar sparas i e-posten under den tid som överenskommits med sökanden.
Syfte och grund för behandling av personuppgifter
STTK:s intressentregister innehåller personuppgifter som används för kommunikation och public relationstjänster (t.ex. inbjudningar och nyhetsbrev med olika teman).
Uppgifter som ska lagras
Personens namn, organisation och e-postadress lagras i intressentregistret. I registret lagras också organisationer (t.ex. bibliotek vid yrkeshögskolor) för vilka man även kan lagra en postadress om informationen behövs för materialutskick.
Varifrån samlas uppgifterna in och hur behandlas de
I intressentregistret lagras personer med vilka STTK har samarbetat och/eller som på grund av sin roll eller ett förtroendeuppdrag är viktiga för STTK:s kommunikation och PR-verksamhet. Uppgifterna lagras i Vetobox-tjänsten (SaaS), som finns på en server i Finland.
Lagring av personuppgifter
Uppgifterna i intressentregistret uppdateras aktivt och föråldrad information raderas.