STTK ry on etu- ja neuvottelujärjestö, joka edustaa 13 jäsenliittoaan. STTK tekee yhteiskunnallista vaikuttamista Suomessa ja kansainvälisesti. Toteuttaakseen tehtäväänsä STTK kerää henkilötietoja rekistereihin, jotka on esitelty tarkemmin alla. Keräämme vain sellaisia tietoja, jotka ovat tehtävämme kannalta tärkeitä.
Rekisterin pitäjä ja yhteyshenkilö
STTK ry
Postiosoite: PL 421, 00101 Helsinki
Y-tunnus: 0202306-2
sttk@sttk.fi
Yhteydenotot rekistereihin liittyvissä asioissa:
Tietohallintopäällikkö Kirsi Suominen, puh. 045 634 3480
etunimi.sukunimi@sttk.fi
Tietojen käsittely ja säilyttäminen
STTK käsittelee henkilötietoja lainmukaisesti, tietoturvallisesti ja luottamuksellisesti. Emme koskaan luovuta tietoja eteenpäin.
STTK huolehtii henkilötietojen suojaamisesta valitsemalla ajanmukaiset tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvää ohjeet ja sovellukset. Kaikki rekistereissämme olevat tiedot sijaitsevat EU-/ETA-maissa sijaitsevilla palvelimilla.
Rekistereiden käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Henkilöt ovat saaneet opastusta ja ohjausta henkilötietojen käsittelyyn.
Rekisteriin lisätyn henkilön oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, miten hänen tietojansa käsitellään. Hänellä on oikeus:
- tutustua tietoihin
- pyytää tietojen korjaamista
- pyytää tietojen poistamista ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa ja vastustaa tietojen käsittelyä
- siirtää tietoa rekisteristä toiseen
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Kaikki oikeuksien käyttöön liittyvät pyynnöt voi toimittaa rekisterinpitäjälle.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
STTK lähettää sähköisiä uutiskirjeitä, joista toista julkaistaan STTK:n nimellä ja toista Työelämään-nimellä.
STTK:n nimissä lähteviä uutiskirjeitä julkaistaan 6-10 kertaa vuodessa. Ne kohdennetaan aiheen mukaan 1.) sopiville kohderyhmille ja 2.) STTK:n uutiskirjeen tilanneille henkilöille.
Työelämään-uutiskirjeitä julkaistaan 2-3 vuodessa. Ne lähetetään Työelämään-uutiskirjeen tilanneille henkilöille.
Uutiskirje-rekisteriin tallennettavat tiedot
Sähköpostiosoite
Mistä tiedot kerätään ja miten niitä käsitellään
Henkilö voi tilata uutiskirjeen nettisivuilla olevalla lomakkeella (sttk.fi ja työelämään.fi). Henkilön antamaa sähköpostia käytetään vain uutiskirjeen lähettämiseen. Tilaukset tallentuvat Creamailer-uutiskirjepalveluun.
STTK:n nimissä lähetetään myös kohdennettuja uutiskirjeitä, joiden kohderyhminä käytetään henkilöiltä, jotka poimitaan STTK:n sidosryhmärekisteristä ja sähköpostilistoilta. (linkit niihin selosteisiin).
Henkilötietojen säilyttäminen
Uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden tietoja säilytetään suomalaisessa Creamailer-uutiskirjepalvelussa. Palvelu sijaitsee Suomessa olevilla palvelimilla.
Henkilötietoja säilytetään vain niin pitkään kuin se on uutiskirjeen lähettämisen kannalta tarpeellista. Henkilö voi milloin tahansa peruuttaa tilauksen klikkaamalla uutiskirjeen lopussa olevaa Poistu postituslistalta -linkkiä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
STTK postittaa Työelämään-oppaita ja -esitteitä niiden tilaajille. Postitusta varten tarvitaan tilaajan tiedot.
Materiaalin tilaajista tallennettavat tiedot
- Organisaatio
- Nimi
- Toimitusosoite
- Sähköposti
- Puhelinnumero
Mistä tiedot kerätään ja miten niitä käsitellään
Henkilö voi tilata materiaalia Työelämään-nettisivuilla olevalla lomakkeella. Henkilön antamia tietoja käytetään vain materiaalin lähettämiseen.
Henkilötietojen säilyttäminen
Nettisivut on rakennettu WordPress-julkaisualustalle, joka sijaitsee Avoin.Systemsin palvelimella EU-ETA-alueella. Lomakkeen tiedot tallentuvat palvelimelle ja niistä lähtee sähköpostitse tieto henkilölle, joka postittaa materiaalit.
Henkilötietoja säilytetään palvelimella ja sähköpostissa vain postitukseen asti ja sen jälkeen ne poistetaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
STTK:n sivuilla on Yhteydenotto-lomake, jolla henkilö voi lähettää viestin STTK:lle. Tietoja käytetään vain yhteydenottoon vastaamiseen.
Tallennettavat tiedot
Sähköposti
Mistä tiedot kerätään ja miten niitä käsitellään
Kaikki www-sivut on rakennettu WordPress-julkaisualustalle, joka sijaitsee Avoin.Systemsin palvelimella Helsingissä. Lomakkeen tiedot tallentuvat palvelimelle ja niistä lähtee sähköpostitse tieto henkilölle, joka huolehtii yhteydenottoon vastaamisesta.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään palvelimella ja sähköpostissa vain siihen asti, että yhteydenottoon on vastattu.
Evästeet
Sivuilla käytetään evästeitä, joista voi lukea tarkemmin täältä:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
STTK:n sähköpostijakeluryhmät voidaan jakaa kolmeen ryhmään:
1) Listoja, joissa on jäsenliitoissa työskenteleviä ja luottamustehtävissä olevia henkilöitä. Listoja käytetään työryhmien koolle kutsumiseen, sisäiseen tiedonvaihtoon ja viestintään.
2) Listoja, joissa aluetoimikuntien ja paikallistoimikuntien jäseniä.
3) Listat, joissa on medioiden päätoimittajia ja toimittajia. Listaa käytetään mediakutsujen ja tiedotteiden lähettämiseen.
Tallennettavat tiedot
Eri ryhmillä kerätään hieman eri tietoja:
1) Nimi, sähköpostiosoite ja ammattiliitto, jossa työskentelee.
2) Nimi, sähköpostiosoite, alue-/paikallistoimikunta, jonka jäsen on.
3) Nimi, sähköpostiosoite ja media, jossa työskentelee.
Mistä tiedot kerätään ja miten niitä käsitellään
Sähköpostijakelulistat sijaitsevat Microsoft 365 -ympäristössä (Saas) EU-/ETA-alueella. Tiedot kerätään eri lähteistä riippuen ryhmästä:
1) Yhteystiedot saadaan jäsenliitoista tai henkilöltä itseltään.
2) Yhteystiedot kerätään henkilöiltä heidän ottaessaan luottamustehtävän vastaan.
3) Päätoimittajien ja toimittajien tiedot kerätään medioista.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään listoilla, kunnes:
- henkilö pyytää itse poistamista tai tietojen muuttamista
- ammattiliitto, jossa henkilö on töissä, pyytää henkilön poistamista
- henkilö vaihtaa työpaikkaa/työtehtävää
- henkilö ei enää ole luottamustehtävässä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietoja kerätään rekrytointiprosessia varten. Niitä käytetään rekrytointiin liittyviin toimenpiteisiin sekä kahdenväliseen viestintään hakijan kanssa.
Joskus STTK saa myös avoimia työhakemuksia, joissa on lähettäjän STTK:lle antamat tiedot.
Tallennettavat tiedot
Nimi, yhteystiedot, koulutustiedot, työhistoria sekä muut henkilön itsestään vapaaehtoisesti tarjoamat tiedot kuten esim. syntymäaika.
Mistä tiedot kerätään ja miten niitä käsitellään
Tiedot kerätään rekrytointiprosessiin osallistuvalta henkilöltä itseltään hakemuksen ja ansioluettelon yhteydessä. Hakija lähettää tiedot STTK:ssa rekrytoinnista vastaavan johtajan sähköpostiin, joka sijaitsee Microsoft 365 -ympäristössä (Saas) EU-/ETA-alueella
Tietoja käsittelee rekrytointiprosessiin osallistuvat henkilöt. Rekrytointiprosessin loppuvaiheessa hakijoille voidaan tehdä soveltuvuuskoe. Hakijoilta pyydetään suostumus yhteystietojen luovuttamiseen soveltuvuuskokeen tekevälle yritykselle (esim. Momentous).
Päätöksen henkilön rekrytoinnista tekee STTK:n hallitus. Päätöksentekoa varten hallitukselle esitellään valittavaksi esitettävän henkilön nimi, koulutus ja nykyinen työpaikka.
Henkilötietojen säilyttäminen
Hakija lähettää tiedot HR-johtajalle ja/tai rekrytoinnista vastaavalle johtajalle sähköpostilla. Hakijoiden tiedoista tehdään yhteenveto, johon kerätään heidän nimi, ikä (jos kerrottu), koulutus, nykyinen työpaikka ja palkkatoive. Yhteenveto tallennetaan hakemuksen vastaanottavan johtajan Onedriveen, joka sijaitsee Microsoft 365 -ympäristössä (Saas) EU-/ETA-alueella.
Yhteenveto poistetaan Onedrivestä ja hakemukset sähköpostista kaksi vuotta valintapäätöksen tekemisen jälkeen. Jos tietoja tulostetaan paperille, ne tuhotaan tietosuojapaperiroskana.
Avoimet hakemukset säilytetään sähköpostissa sen aikaa, mitä on hakijan kanssa sovittu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
STTK:n sidosryhmärekisterissä on henkilötietoja, joita käytetään viestintä- ja suhdetoimintatarkoituksiin (esim. kutsut ja teemauutiskirjeet).
Tallennettavat tiedot
Sidosryhmärekisteriin tallennetaan henkilön nimi, organisaatio ja sähköpostiosoite. Rekisteriin tallennetaan myös organisaatioita (esim. ammattikorkeakoulujen kirjastot), joille voidaan tallentaa myös postisoite, jos tietoa tarvitaan materiaalipostituksia varten.
Mistä tiedot kerätään ja miten niitä käsitellään
Sidosryhmärekisteriin tallennetaan sellaisia henkilöitä, joiden kanssa STTK on ollut yhteistyössä ja/tai, jotka työroolinsa tai luottamustoimensa takia ovat STTK:n viestinnän ja suhdetoiminnan kannalta tärkeitä. Tiedot tallennetaan Vetoboxi-palveluun (Saas), joka sijaitsee Suomessa olevalla palvelimella.
Henkilötietojen säilyttäminen
Sidosryhmärekisterin tietoja päivitetään aktiivisesti ja sieltä poistetaan vanhentuneet tiedot.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tapahtumailmoittautumisissa kerätään tietoa siihen liittyvään viestintään. Lisäksi koulutuksista tai seminaareista kerätään osallistujilta tietoja TJS-Opintokeskukselle tilastointitarkoitukseen. Jos tietoja luovutetaan TJS-Opintokeskukselle, niin siitä kerrotaan ilmoittautumisen yhteydessä. Osallistujista annetaan eteenpäin vain tilastointiin tarvittavat tiedot.
Tallennettavat tiedot
STTK tallentaa osallistujien ilmoittautumislomakkeella antamat yhteystiedot kyseiseen tapahtumaan liittyvää viestintää varten. Tietoja ei käytetä muuhun.
TJS-Opintokeskus seuraa koulutuksiin ja seminaareihin osallistuneiden lukumäärää sekä toimittaa eteenpäin Tilastokeskukselle osallistujien sukupuolen, iän, koulutusasteen, pääasiallinen toiminnan (esim. työssä/työtön) ja äidinkielen. Tiedot luovutetaan yksilöimättöminä eli osallistujaa ei voi niistä tunnistaa. Tilastointi toimii pohjana OKM:n myöntämälle rahoitukselle.
Mistä tiedot kerätään ja miten niitä käsitellään
Tiedot kerään ilmoittautumislomakkeella Creamailer-järjestelmään. Creamailer on suomalainen järjestelmä, joka sijaitsee Suomessa olevilla palvelimilla.
Henkilötietojen säilyttäminen
Tapahtuman viestintään käytettäviä tietoja säilytetään, kunnes tapahtumasta on lähetetty palautekysely. Sen jälkeen ne poistetaan.
Tilastointiin käytettäviä tietoja säilytetään kuusi vuotta.